Затверджено

 Наказ керівника    апарату              

Малинського районного суду

                                                                                                      № 1-ОД від 20.01.2021 року

ПОЛОЖЕННЯ

ПРО ВІДДІЛ ДІЛОВОДСТВА

ТА ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ

МАЛИНСЬКОГО РАЙОННОГО СУДУ ЖИТОМИРСЬКОЇ ОБЛАСТІ

1.Загальні положення

Відділ діловодства та документального забезпечення  Малинського районного суду  (далі -  Відділ)  є структурним підрозділом апарату Малинського районного суду Житомирської області.

Відділ забезпечує єдиний порядок руху судових справ, матеріалів,  управлінської інформації та роботи з документацією у Малинському районному суді.

Відділ підпорядковується керівнику апарату суду, є підзвітним і підконтрольним йому.

Відділ взаємодіє з відділом організаційно-процесуального забезпечення  судових засідань з питань, що належать до його компетенції.

До складу Відділу входить архів Малинського районного суду, який діє відповідно до Положення про архів Малинського районного суду,  затвердженого наказом керівника апарату суду, є його відокремленою  складовою частиною.

Очолює архів архіваріус, який є службовцем апарату суду, призначається на посаду керівником апарату. Архіваріус   безпосередньо підпорядкований керівнику апарату суду, однак  свою діяльність координує та узгоджує з  начальником відділу діловодства та документального забезпечення Малинського районного суду .

Відділ в своїй діяльності керується Конституцією України, Кодексом законів про працю України, Цивільним процесуальним кодексом України, Кримінальним процесуальним кодексом України, Кодексом адміністративного судочинства України та іншими кодексами України, Законами України "Про судоустрій і статус суддів", "Про державну службу", "Про засади запобігання і протидії корупції", Інструкцією з діловодства в місцевому загальному суді, Положенням про автоматизовану систему документообігу суду та іншими законами України, актами Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, актами законодавства та нормативними документами, що регламентують діяльність судових органів та державної служби, наказами, інструкціями та рекомендаціями Державної судової адміністрації України та територіального управління державної судової адміністрації, Положенням про апарат Малинського районного суду, посадовими інструкціями, Правилами внутрішнього трудового розпорядку, Правилами поведінки державного службовця, іншими нормативно-правовими актами та цим Положенням.

Положення про Відділ діловодства та документального забезпечення Малинського районного суду затверджується керівником апарату суду, зміни та доповнення до нього також вносяться керівником апарату суду.

2.Організація роботи відділу діловодства та документального забезпечення

Очолює відділ руху судових справ та діловодства Малинського районного суду  начальник , який є державним службовцем,  призначається на посаду та звільняється з неї наказом керівника апарату суду, якому безпосередньо підзвітний та підконтрольний.

Начальник здійснює керівництво діяльністю Відділу і несе персональну відповідальність за виконання завдань, покладених на цей структурний підрозділ апарату суду.

Начальник Відділу має заступника, який є державним службовцем, призначається на посаду та звільняється з неї наказом керівника апарату суду. Заступник безпосередньо підзвітний та підконтрольний начальнику Відділу.

Начальник вносить пропозиції керівнику апарату суду  щодо призначення на посаду, переведення на іншу посаду або звільнення  з посади працівників Відділу.

Посадові обов'язки начальника та заступника Відділу затверджуються керівником апарату суду.

Посадові обов'язки працівників Відділу за поданням начальника затверджуються керівником апарату суду.

У разі  одночасної відсутності або неможливості здійснення начальником та заступником своїх повноважень, - обов'язки начальника тимчасово виконує працівник Відділу, призначений керівником апарату суду.

На посаду начальника Відділу призначається особа, яка має вищу юридичну  освіту за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра (спеціаліста) та стаж роботи в державних  органах за фахом не менше 1-го року.

На посаду заступника начальника Відділу призначається особа, яка  має вищу юридичну освіту за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра (спеціаліста) та стаж роботи в державних  органах за фахом не менше 1-го року.

Освітньо-кваліфікаційні вимоги інших  працівників Відділу  зазначаються в посадових інструкціях.

Начальник відділу діловодства та документального забезпечення :

• Забезпечує організацію ведення діловодства суду та архівної справи в ньому;
• здійснює керівництво роботою відділу, розподіляє поточні обов’язки між підпорядкованими працівниками, очолює та контролює їх роботу, а в разі необхідності, за дорученням керівника апарату суду, здійснює підготовку відповідей за зверненнями громадян та надає їх особисто;

• забезпечує ефективне виконання покладених на відділ завдань;

• бере участь у розробці поточних планів роботи відділу, складає номенклатуру суду;

• контролює дотримання працівниками відділу законодавчих і нормативних актів, наказів Малинського районного суду з питань, віднесених до компетенції відділу;

• здійснює контроль за належним прийняттям та передачею на зберігання судових справ, провадження в яких закінчене; 

• надає методичну та практичну допомогу підпорядкованим працівникам відділу;

• здійснює підготовку проектів розпорядження керівника апарату про призначення повторного автоматизованого розподілу справ ( проваджень) з підстав, визначених Положенням про автоматизовану систему документообігу;

• здійснює контроль щодо дотримання вимог Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах України, Положення про автоматизовану систему документообігу суду щодо автоматизованого розподілу справ, а також виконання функціональних обов’язків працівників відділу відповідно до рівня доступу кожного;

• приймає та реєструє документи яким надається гриф «Для службового користування» відповідно до вимог Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, яка знаходиться у володінні держави, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року №1893;

• організовує статистичну, інформаційно-аналітичну роботу суду;

• виконує інші обов’язки , визначені посадовою інструкцією.

3.Основні завдання відділу діловодства та документального забезпечення

Основними завданнями Відділу  є дотримання загальних   правил  ведення   діловодства  в  суді та  порядку роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді  до  відправлення  або  передавання  в  архів, звернення до виконання судових рішень.

Відділ руху судових справ та діловодства   відповідно до покладених на нього завдань :      

• забезпечує щоденне протягом робочого часу суду прийняття та реєстрацію документів, що подаються до суду та реєстрацію їх в автоматизованій системі документообігу;
• забезпечує своєчасну передачу судових справ та матеріалів суддям;
• забезпечує своєчасну передачу кореспонденції керівництву суду, у разі    необхідності - невідкладно;
• забезпечує своєчасне відправлення вихідної та розносної кореспонденції, її реєстрацію в автоматизованій системі документообігу;
• веде первинний облік справ та матеріалів, розгляд яких передбачено процесуальним законодавством, забезпечує достовірне та правильне заповнення обліково-статистичних карток в електронному вигляді;
• здійснює контроль за сплатою судового збору; організовує повернення судового збору у передбачених законом випадках;
• веде роботу з обліку та зберігання судових справ, які знаходяться у Відділі , організовує передачу їх до архіву суду;
• веде номенклатурні   справи;
• забезпечує роботу з речовими доказами: приймання, облік, зберігання, тощо;
• забезпечує своєчасне та належне направлення судових справ із апеляційними, касаційними скаргами  до судів вищих інстанцій;
• забезпечує своєчасне та якісне звернення судових рішень до виконання, контроль їх  виконанням, відкликання виконавчих документів у разі припинення виконання, своєчасне приєднання до судових справ повідомлень про стан їх виконання;
• здійснює контроль за своєчасним поверненням судових справ після розгляду суддею до Відділу;
• проводить перевірку відповідності документів у судових справах опису справи;
• забезпечує зберігання документів та справ, які  знаходяться у Відділі;
• забезпечує виготовлення та своєчасну видачу копій судових рішень, інших документів із судових справ, а також самих судових справ для ознайомлення відповідно до встановленого порядку;
• ведення обліку та контроль за виконанням судових доручень, що надійшли з інших судів України та іноземних держав;
• ведення аналітичної, статистичної роботи суду;
• ведення   архівної   справи,  підготовка  та передача до архіву суду судових справ за минулі роки, провадження у яких закінчено, а також іншої документації;
• виконання доручень керівника апарату суду щодо організації роботи Відділу;     
• приєднання до судових справ, які зберігаються в архіві суду, документів, що підтверджують виконання судових рішень;
• робота по реєстрації та обліку звернень громадян ( заяв, скарг, пропозицій);
• формування та доставка поштової кореспонденції: листів, запитів, судових повісток, відправлення телеграм та інших документів для забезпечення оперативного розгляду справ;
• організація  роботи  архіву  суду, надання методичної та практичної допомоги роботи архіваріусу суду;
• підготовка зведених описів справ постійного і тимчасового термінів зберігання, актів для передавання справ на державне зберігання, на списання та знищення, а також участь у роботі з експертизи цінності архівних документів;
• розробка заходів, спрямованих на вдосконалення діловодства, організації роботи з документального забезпечення діяльності суду.

4. Права відділу руху судових справ та діловодства

• Відділ руху судових справ та діловодства має право:
• вивчати документи, інші матеріали, що стосуються роботи Відділу  та надавати відповідні пропозиції та рекомендації з метою її удосконалення;
• вносити пропозиції керівнику апарату суду для обговорення на зборах суддів, нарадах працівників апарату суду щодо питань організації роботи Відділу, покращення умов, удосконалення форм і методів роботи, забезпечення належної взаємодії з працівниками апарату суду;
• отримувати від працівників апарату суду та суддів необхідну інформацію для виконання своїх завдань та обов'язків.
• Начальник відділу діловодства та документального забезпечення суду має право :
• вносити пропозиції керівнику апарату суду про переміщення працівників Відділу, їх заохочення за успішну роботу, а також пропозиції про накладення дисциплінарних стягнень на працівників, що порушують трудову дисципліну.

5. Відповідальність відділу діловодства та документального забезпечення суду

Відповідальність за належне і своєчасне виконання основних завдань відділу діловодства та документального забезпечення суду несе його начальник.

На начальника відділу  покладається персональна відповідальність за:

• організацію діяльності Відділу по виконанню покладених на нього завдань та функцій;
• організацію оперативної і якісної підготовки та оформлення документів, ведення діловодства згідно з діючими правилами й інструкціями;
• збереженість прийнятих у роботу документів;
• дотримання співробітниками Відділу трудової  та виконавської дисципліни;
• забезпечення збереженості майна, що знаходиться у Відділі, дотримання правил пожежної безпеки та охорони праці;

Відповідальність працівників Відділу встановлюється їхніми посадовими інструкціями.

 ________